Dịch vụ triển khai hệ thống phần mềm vận tải logistics theo yêu cầu

1. Xu hướng chuyển đổi số của các doanh nghiệp vận tải

Trong thời kỳ 4.0, việc ứng dụng các phần mềm quản lý vận tải là xu thế tất yếu, nó mang tính quyết định tới sự phát triển của ngành này. Phần mềm mang đến nhiều giá trị thiết thực và lợi ích khác biệt đến cho doanh nghiệp vận tải trong quản lý hỗ trợ vận chuyển, giảm thiểu nhiều loại chi phí, cũng như tăng thêm sự chủ động khi mô hình kinh doanh ngày càng phát triển. Và chắc chắn khi kinh tế hội nhập và phát triển thì việc áp dụng công nghệ vào kinh doanh là điều không thể thiếu. Mỗi hoạt động vận tải cần tiến hành chuẩn xác, đúng thời gian và đúng yêu cầu mới góp phần làm nên chất lượng cao cho công việc, mục tiêu được hoàn thành tốt như yêu cầu.

Hiện có nhiều công ty phần mềm ra đời nhưng liệu sản phẩm đã thật sự hữu dụng cho người dùng? Với mức chi phí bỏ ra cũng không hề nhỏ, nhiều nhà quản trị đã phải lăn tăn rồi kiếm tìm IT hỗ trợ viết riêng nhưng hầu hết đều không đạt được những yêu cầu mà họ đề ra. Vậy câu hỏi đặt ra khi xu hướng công nghệ bùng nổ nhưng vấn đề số hóa của con người vẫn chưa được giải quyết triệt để. Hãy để LogisViet giúp các bạn giải quyết bài toán này.

2. Sử dụng phần mềm vận tải - Bước ngoặt quan trọng trong quá trình chuyển đổi số

2.1. Vai trò của việc sử dụng phần mềm đối với doanh nghiệp vận tải

- Trong quản lý doanh nghiệp: Phần mềm giúp tạo ra một hệ thống có trật tự và ngăn nắp, giúp quản lý từng cá nhân, phương tiện, khách hàng, đơn hàng/chuyến hàng, quản lý danh mục kho và từng đề xuất sửa chữa, quản lý nhiên liệu và định mức tiêu hao nhiên liệu trên từng xe, mọi chí phí và giao dịch đều sẽ được ghi nhận lại kèm hình ảnh, chứng từ quan trọng đi kèm; tiện cho việc tra cứu, kiểm tra đối soát sau này.

Khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quy trình vận chuyển từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc đảm bảo quá trình diễn ra trơn tru không bị gián đoạn. Kiểm soát chặt chẽ thời gian vận chuyển giúp tối ưu hóa tốc độ giao nhận hàng hóa cũng như góp phần giảm thiểu hóa chi phí vận tải. Đồng thời sau mỗi chuyến hàng có thể đánh giá hiệu quả của nhân viên nhằm nâng cao hiệu suất lao động có chế độ thưởng phạt rõ ràng. Ngoài ra thực hiện công đoạn chi tiết, lộ trình minh bạch có thể tăng mức độ uy tín với khách hàng, càng khẳng định thương hiệu trên thị trường được nhiều người biết đến.

- Trong vận hành doanh nghiệp: Phần mềm vận tải giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động, loại bỏ phương thức làm việc thủ công, cải thiện hiệu quả làm việc và tăng trải nghiệm khách hàng; tạo ra cơ chế làm việc chung và thống nhất giữa các phòng ban.

Mọi khâu đều thực hiện một cách tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tinh giảm nhân sự, tiết kiệm chi phí vận hành.
Hệ thống sẽ tự động lập báo cáo chi tiết giúp tiết kiệm được thời gian và giải phóng một khối lượng lớn công việc, giúp nhân viên có thể làm được nhiều việc khác hữu ích hơn, còn chủ doanh nghiệp thì hoạch định được chiến lược phát triển rõ ràng hơn qua các báo cáo phân tích trực quan.

2.2. Nhu cầu về phần mềm vận tải chuyên nghiệp đang ngày càng gia tăng

Công nghệ thông tin ngày càng tiến bộ vượt bậc kéo theo đó là nhu cầu của người tiêu dùng tăng nhanh đáng kể. Lĩnh vực vận tải đang chú trọng việc áp dụng công nghệ để kiểm soát chuỗi cung ứng, vận chuyển hàng hóa. Ví dụ: lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, sử dụng các ứng dụng như Google vào quản lý các dự án và nhân sự mà không cần tận mắt theo dõi nhân sự làm việc. Hiện nay có rất nhiều công ty phần mềm cung cấp giải pháp phần mềm vận tải nhưng chất lượng chưa thỏa đáng:

• Giao diện kém chất lượng: Một số phần mềm không được đầu tư kỹ càng nên giao diện xấu, gây rối mắt, không thuận tiện cho người dùng.

• Thao tác người dùng phức tạp: Để cập nhật thông tin hoặc trích xuất báo cáo, kiểm tra tiến độ công việc phải mất rất nhiều thời gian để sử dụng khiến cho doanh nghiệp cảm thấy việc sử dụng phần mềm không hiệu quả, dẫn đến chuyển đổi số không thành công.

• Không nâng cấp, cập nhật theo xu hướng: dẫn đến phần mềm bị lỗi thời, sử dụng được vài năm thì đã không còn phù hợp với tình hình thực tế. Doanh nghiệp phải lay hoay đi tìm giải pháp khác hoặc cứ phải giậm chân tại chỗ.

• Tính bảo mật không cao: Đa phần doanh nghiệp đều có mối e ngại hàng đầu về vấn đề bảo mật trong trường hợp nếu họ chọn nhầm nhà cung cấp không uy tín, đứng trước rủi ro bị đánh cắp thông tin.

• Chi phí quá cao: Đây cũng là rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp vận tải vừa và nhỏ. Hầu như các đơn vị cung cấp phần mềm hiện tại đều phải bắt buộc doanh nghiệp đóng chi phí gối đầu đắt đỏ. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng phần mềm còn phát sinh nhiều chi phí như nâng cấp công nghệ mới, nâng cấp phần cứng hay phí bảo trì…

3. Các loại phần mềm vận tải hiện nay

3.1. Phân theo phương thức sử dụng:

3.1.1. Phần mềm vận tải cần Cài đặt để sử dụng: Đây là loại phần mềm ứng dụng cần phải cài đặt vào server máy tính; người dùng cần phải mua bản quyền, sau đó cài vào máy tính với dung lượng lớn và sẽ dùng cố định.

+ Ưu điểm:

• Độ bảo mật cao.
• Quản lý phổ thông hơn hẳn so với hình thức quản lí truyền thống trước đây.

+ Nhược điểm:

• Hệ thống dung lượng lớn làm nặng máy hoặc dễ gặp trường hợp tắc nghẽn đường truyền mạng hay lỗi kĩ thuật ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
• Chỉ sử dụng được trên màn hình máy tính, giới hạn môi trường làm việc.
• Khó kiểm soát mô hình chung công việc.
• Bộ nhớ lưu trữ thông tin trên PC bị giới hạn.
• Bất tiện trong việc hỗ trợ kĩ thuật hoặc nâng cấp hệ thống.
• Dễ bị mất trắng dữ liệu nếu không may máy tính có vấn đề.

3.1.2. Hệ thống phần mềm dựa trên nền tảng đám mây: Là phần mềm được vận hành đa nền tảng trên tất cả các loại thiết bị. Người dùng truy cập theo đường link được thiết lập riêng cho mỗi doanh nghiệp qua website và có thể thêm vào giao diện màn hình chính trên điện thoại – laptop hay máy tính bảng một cách dễ dàng. Tính năng cài đặt thành ứng dụng vận hành hệ thống mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, phần mềm hoạt động theo thời gian thực trên môi trường internet, tất cả dữ liệu được lưu trữ an toàn tại máy chủ đặt tại trung tâm Data Center.

+ Ưu điểm:

• Người dùng có thể truy cập bất kỳ thời điểm nào và ở bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối với hệ thống internet.
• Tốc độ xử lý công việc nhanh hơn.
• Bảo mật: Tính bảo mật sẽ tùy thuộc vào năng lực và cam kết của công ty cung cấp dịch vụ phần mềm. Để có độ bảo mật cao, doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn công ty phần mềm uy tín, có thương hiệu, có cam kết bảo mật rõ ràng.
• Được hỗ trợ bảo trì và vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu (dễ dàng sửa chữa và cải thiện tính năng).
• Lưu trữ được lượng thông tin lớn mà không mất nhiều thời gian và chia sẻ truy xuất thông tin cực dễ.
• Quản lý dữ liệu dễ dàng, dễ tiếp cận và tích hợp quá trình phân tích những thông tin có giá trị.
• Mở rộng khả năng người dùng truy cập cho doanh nghiệp.
• Giảm được chi phí đầu tư ban đầu.

+ Nhược điểm:

• Vấn đề bảo mật và tính riêng tư của người dùng.
• Tình trạng quá tải vẫn có thể xảy ra.
• Hacker tấn công quấy rối gây tổn thất cho người dùng.

3.2. Phân theo phương thức đầu tư/chi trả:

3.2.1. Phần mềm vận tải được doanh nghiệp đầu tư thuê viết riêng:

Một số doanh nghiệp lớn sẽ lựa chọn giải pháp trích ra một phần ngân sách để thuê kỹ sư IT viết phần mềm quản lý riêng. Bởi họ hiểu rằng những lợi ích và giá trị mà phần mềm có thể mang lại còn to lớn hơn rất nhiều so với chi phí họ bỏ ra. Phần mềm vận tải được thuê viết riêng là hình thức doanh nghiệp muốn độc quyền hệ thống quản lý đó cho mình bằng cách tách tên miền hoặc thiết lập hệ thống riêng biệt mới theo yêu cầu của họ.

+ Ưu điểm:

• Độ bảo mật cao.
• Phần mềm mang tính đặc trưng của doanh nghiệp.
• Có thể yêu cầu tùy chỉnh các tính năng, giao diện, tiện ích theo ý muốn.

+ Nhược điểm:

• Cần tiếp nhận, khảo sát thông tin thực tế từ doanh nghiệp và mất rất nhiều thời gian để triển khai - thử nghiệm dự án trước khi đưa vào sử dụng.
• Chi phí ban đầu lớn và lương chi trả cho IT khá cao nhưng vẫn không hẳn nhận về chất lượng ưng ý hoặc không phù hợp với mục đích doanh nghiệp.
• Phụ thuộc nhiều vào kỹ sư IT, nếu nhân viên nghỉ việc hoặc không thể đồng hành cùng công ty thì sẽ phải chuyển giao lại cho một bên khác tiếp nhận, sẽ khó đảm bảo được chất lượng.
• Không được tối ưu về tính năng: Thường thì phần mềm được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của nhiều khách hàng hoặc người dùng sẽ tốt hơn vì đó sẽ là một tập hợp chung, có nhiều đặc tính độc đáo giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót mà doanh nghiệp khác gặp phải. Phần mềm viết riêng thường mang tính riêng lẻ, chỉ dựa trên kinh nghiệm của mỗi doanh nghiệp đó.

3.2.1. Phần mềm vận tải viết sẵn cho thuê bao hàng tháng:

Phần mềm vận tải viết sẵn đã được thiết lập đầy đủ các tính năng hữu ích cho một doanh nghiệp vận tải theo một mô hình chung. Còn tùy thuộc vào đặc thù từng doanh nghiệp sẽ công ty phần mềm sẽ chỉnh sửa thay đổi lại cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

+ Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian: Do đây là hệ thống phần mềm có sẵn nên không mất thời gian triển khai, chờ đợi thử nghiệm, khách hàng ký hợp đồng là đã có thể tiến hành sử dụng.
• Các tính năng đa dạng, đầy đủ, phù hợp phần lớn với tiêu chí thiết yếu của doanh nghiệp.
• Chi phí phù hợp cho mọi doanh nghiệp kể cả vừa và nhỏ, thuê bao trả theo từng tháng, từng năm giúp lưu động nguồn vốn nhẹ nhàng hơn.
• Cách sử dụng đơn giản: Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống là đã có thể sử dụng và làm việc.
• Được cập nhật cải tiến nâng cấp tính năng thường xuyên theo xu thế thị trường vận tải.

+ Nhược điểm:

Không phù hợp với các đơn vị có tính đặc thù: không thể yêu cầu tùy chỉnh quá nhiều, đi lệch so với phiên bản gốc của phần mềm.

Tính bảo mật: Hiện nay có một số công ty phần mềm cho thuê dịch vụ với mức chi phí rất rẻ hoặc thậm chí là cho sử dụng miễn phí, tuy nhiên việc này rất dễ dẫn đến mất thông tin, dữ liệu quan trọng của công ty. Doanh nghiệp trước khi thuê phần mềm sử dụng nên cân nhắc kỹ khi lựa chọn công ty để thuê phần mềm, bởi vì “không có bữa ăn nào là miễn phí cả”!

3.2.2. Hệ thống phần mềm vận tải triển khai theo yêu cầu (dự án):

Thay vì bỏ tiền ra thuê kỹ sư viết phần mềm riêng, các doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu công ty phần mềm triển khai dự án riêng cho mình dựa trên nền tảng phần mềm viết sẵn. Hệ thống phần mềm này sẽ vừa đảm bảo về chất lượng vừa mang tính độc lập, thuộc quyền sở hữu riêng của doanh nghiệp.

+ Ưu điểm:

• Linh hoạt, tiện lợi: Có thể yêu cầu tùy chỉnh hoặc thêm bớt 1 số tính năng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Đảm bảo về chất lượng phần mềm: Nếu như thuê viết phần mềm bạn phải bỏ ra một số tiền lớn mà không thể biết trước hiệu quả sẽ như thế nào thì trong trường hợp này bạn có thể chủ động lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm nào có hiệu quả và chất lượng thực sự.
• Tiết kiệm thời gian: Chỉ cần tách tên miền và chỉnh sửa theo một số yêu cầu là có thể sử dụng nhanh chóng. Không mất thời gian chờ đợi viết code hoặc thử nghiệm tính năng xem có phù hợp hay không.
• Tính bảo mật cao: Sau khi bàn giao dự án, doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quản lý hệ thống phần mềm của mình, tất cả thông tin dữ liệu đều được nằm trong vùng an toàn và do doanh nghiệp kiểm soát.

+ Nhược điểm:

• Chi phí lớn: Hình thức này chỉ phù hợp với những công ty có nguồn vốn lớn, ngân sách ổn định và muốn đầu tư phát triển lâu dài.
• Tốn chi phí nâng cấp bảo trì hàng năm hoặc cập nhật, viết thêm tính năng mới.

4. LogisViet - Nơi cung cấp Dịch vụ triển khai hệ thống phần mềm vận tải theo yêu cầu

4.1. Tính năng ưu việt của phần mềm vận tải Logisviet

LogisViet là công ty giải pháp số chuyên cung cấp giải pháp phần mềm vận tải cho doanh nghiệp. Phần mềm vận tải LogisViet có thể vận hành và quản lý trên cùng một hệ thống, giúp đơn giản hóa quy trình hoạt động với đầy đủ tính năng nhằm tiết kiệm chi phí, nhân sự và thời gian. Kiểm soát tối ưu hóa các khâu từ đầu vào đến đầu ra. Ngoài ra giúp tăng trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng kinh doanh.

Với các tính năng nổi trội và bám sát thực tế hoạt động của các doanh nghiệp vận tải, phần mềm vận tải LogisViet được đánh giá là phần mềm chuyên nghiệp và được tin tưởng lựa chọn bởi rất nhiều công ty vận tải ở Việt Nam.

Ưu điểm của phần mềm LogisViet đó là:

Bao gồm hầu hết các hạng mục mà doanh nghiệp vận tải cần quản lý: Nhân sự, tài sản – phương tiện, tài xế, khách hàng, đơn hàng – kế hoạch vận chuyển, đối tác xe ngoài, kho phụ tùng, nhà cung cấp, sửa chữa, nhiên liệu, lốp, công việc của kế toán (thu – chi, công nợ, tiền lương), báo cáo tài chính công ty,…

• Quản lý dựa trên thời gian thực (real time) nhằm nâng cao hiệu quả vận chuyển và cải thiện phương thức làm việc cho toàn bộ công ty.
• Phần mềm hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, dễ dàng đăng nhập, sử dụng mọi lúc mọi nơi. Phù hợp làm việc trong nhiều hoàn cảnh, kể cả là mùa dịch.
• Giao diện đẹp mắt, hài hòa và thao tác người dùng đơn giản, hỗ trợ tối đa cho nhân sự làm việc.
• Chi phí cho thuê hoặc triển khai theo dự án khá hợp lý, phù hợp với ngân sách của các công ty.
• Phần mềm luôn được LogisViet cải thiện, nâng cấp để ngày càng hoàn thiện và bám sát tình hình công nghệ thực tế ở mỗi giai đoạn.
• Hỗ trợ đào tạo và không giới hạn số lượng người dùng.
• Cam kết bảo mật tuyệt đối cho khách hàng.

4.2. Dịch vụ triển khai hệ thống phần mềm vận tải LogisViet

Hiểu được nhu cầu của những doanh nghiệp muốn sở hữu phần mềm riêng nhưng vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp, tính ứng dụng cao và phù hợp với đặc thù công ty, LogisViet cung cấp dịch vụ triển khai hệ thống phần mềm vận tải theo dự án riêng biệt.

Với kinh nghiệm xây dựng hệ thống cho nhiều doanh nghiệp vận tải quy mô vừa và lớn, cùng đội ngũ kỹ sư IT dày dặn kinh nghiệm, LogisViet tự tin mang đến cho quý khách giải pháp hữu ích nhất!

4.2.1. Quy trình triển khai

1. Bước 1: Tiếp nhận và khảo sát thông tin do khách hàng cung cấp
2. Bước 2: Tư vấn - Thiết kế (Quy trình - Mã hóa) Và lên báo giá chi tiết
3. Bước 3: Khách hàng ký kết hợp đồng, đặt tên miền cho phần mềm (domain) và triển khai
4. Bước 4: Hiệu chỉnh, phát triển bổ sung theo đặc thù quản lý từng doanh nghiệp
5. Bước 5: Cài đặt đào tạo hệ thống
6. Bước 6: Demo cho khách hàng duyệt bản thử nghiệm
7. Bước 7: Chỉnh sửa bản thử nghiệm (nếu có)
8. Bước 8: Triển khai áp dụng hệ thống
9. Bước 9: Rà soát, hiệu chỉnh sau quá trình sử dụng
10. Bước 10: Rà soát chất lượng nghiệm thu dự án
11. Bước 11: Khách hàng duyệt tổng hợp và chỉnh sửa lần cuối
12. Bước 12: Bàn giao tài khoản quyền quản trị cao nhất cho khách hàng để bắt đầu vận hành hệ thống phần mềm và đào tạo kỹ thuật cho khách hàng
13. Bước 13: Bảo trì hệ thống và dịch vụ hậu mãi - chăm sóc khách hàng

4.2.2. Chi phí triển khai và quy trình thanh toán

Tùy vào quy mô doanh nghiệp (số lượng xe, khối lượng dữ liệu, tính năng yêu cầu,…) mà chi phí triển khai dự án sẽ có mức giá tương xứng. Để biết được mức giá chính xác, bạn có thể liên hệ với LogisViet để xác định quy mô, chi tiết các yêu cầu để công ty lên báo giá cụ thể cho bạn.

Về quy trình thanh toán, có thể chia làm 2-3 đợt tùy tiến độ triển khai và thỏa thuận giữa 2 bên sao cho thuận tiện nhất. Thông thường, khách hàng sẽ thanh toán 50% giá trị hợp đồng sau khi ký kết, phần còn lại thanh toán sau khi bàn giao trọn gói dự án kèm hỗ trợ đào tạo kỹ thuật.

4.2.3. Chính sách bảo hành

Khách hàng tham gia triển khai hệ thống phần mềm LogisViet sẽ được bảo hành miễn phí về các lỗi kỹ thuật trong vòng 3 năm đầu, kể từ ngày 2 bên ký kết Biên bản bàn giao nghiệm thu hợp đồng.
Trong quá trình sử dụng, đội ngũ tư vấn viên và kỹ thuật viên sẽ hỗ trợ 24/7 khi khách hàng gặp sự cố để đảm bảo vận phần mềm được hành trơn tru, không gây gián đoạn công việc.

4.2.4. Cam kết chất lượng:

Đến với LogisViet Chúng tôi cam đoan sẽ mang lại cho quý khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, cùng với chất lượng hoàn hảo và giá thành cạnh tranh nhất!

- Các tính năng phần mềm đúng như mô tả đã trình bày và thỏa thuận với khách hàng.

- Đảm bảo tính chính xác 100% trong các thuật toán, số liệu báo cáo.

- Tính bảo mật, an toàn dữ liệu cho người dùng, giảm thiểu mức độ rủi ro.

Đem đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn – hỗ trợ, dịch vụ hậu mãi, chăm sóc khách hàng nhiệt tình, tận tâm.
Nếu bạn tìm hiểu về phần mềm vận tải hoặc muốn triển khai dự án phần mềm riêng cho doanh nghiệp của mình nhưng còn đang phân vân chưa biết lựa chọn thế nào thì đừng ngần ngại liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn và giải đáp thắc mắc hoàn toàn miễn phí.

LogisViet chắc chắn sẽ mang đến cho bạn giải pháp thiết thực và phù hợp nhất có thể đối với tình hình hiện tại của doanh nghiệp bạn!

Nguồn: Nguyễn Linh