1. Phần mềm phải đầy đủ tính năng

 

Khi xác định sử dụng phần mềm, tất nhiên doanh nghiệp nào cũng mong muốn có thể quản lý được toàn bộ hoạt động của công ty cũng như đồng bộ về mặt thông tin và phương thức làm việc. Để đáp ứng được mong muốn này, chỉ có một đáp án duy nhất đó là phần mềm phải có đầy đủ các tính năng, để cho tất cả nhân sự của công ty có thể làm việc trên cùng một hệ thống.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm vận tải, tuy nhiên con số phần mềm chất lượng và có đầy đủ tính năng vẫn còn đếm trên đầu ngón tay. Phần lớn các phần mềm quản lý rời rạc và không đồng bộ, một số phần mềm quản lý được xe cộ, kế hoạch vận chuyển, công nợ khách hàng nhưng không thể quản lý về mặt nhiên liệu (xăng dầu), lộ trình di chuyển của xe, hoặc thiếu chức năng quản lý về mặt nhân sự (lương và các thủ tục hành chính – văn phòng)… Điều này dẫn đến một số bất cập như, một doanh nghiệp phải sử dụng 2-3 loại phần mềm khác nhau gây tốn kém, bất tiện trong khi làm việc và trao đổi thông tin, tốn nhiều thời gian và công sức nhưng hiệu quả công việc lại không cao.

 

Phần mềm đầy đủ tính năng phải bao gồm nhiều hạng mục như:

+ Quản lý nhân sự: bao gồm cả nhân sự văn phòng lẫn tài xế. Hỗ trợ tính lương nhân sự hàng tháng.

+ Quản lý tài sản và phương tiện: Thông tin chi tiết từng chiếc xe, rơ mooc, trang thiết bị đi kèm. Cảnh báo hạn đăng kiểm, bảo hiểm…

+ Quản lý khách hàng, đối tác xe ngoài: Bao gồm thông tin của khách hàng và đối tác, tính được công nợ chi tiết. Cho phép thu công nợ trên hệ thống, cảnh báo nợ quá hạn.

+ Quản lý đơn hàng và kế hoạch vận chuyển: Cho phép tạo đơn hàng và lập trước kế hoạch vận chuyển, ghi nhận chi phí vận tải phát sinh trên mỗi đơn hàng, tự động ghi nhận vào công nợ khách hàng, công nợ đối tác nhà xe, lương tài xế sau khi hoàn tất đơn hàng.

+ Quản lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến xe như sửa chửa, thay lốp… tất cả đều sẽ được ghi nhận lại lịch sử và chi phí phát sinh. Trích xuất thông tin kiểm tra dễ dàng.

+ Quản lý việc cấp phát nhiên liệu, chi phí liên quan, quản lý được cả bồn dầu trong trường hợp doanh nghiệp có cây dầu riêng.

+ Ghi nhận các hoạt động thu – chi, tạm ứng/hoàn ứng,…

+ Báo cáo tình hình tài chính của công ty bao gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận hàng tháng.

+ Thống kê lợi nhuận theo xe và các biểu đồ trực quan.

+ Tích hợp hệ thống định vị GPS…

 

2. Khả năng ứng dụng cao

 

Có thể nói phần mềm chính là chiếc khung xương trong quá trình vận hành của mỗi doanh nghiệp bởi vì hầu hết các nghiệp vụ phát sinh trong ngày đều phải thao tác xoay quanh hệ thống; từ việc nhập liệu, trích xuất – tra cứu thông tin, điều phối giao hàng, ghi nhận công nợ, lập báo biểu,…

Việc làm quen với một hệ thống phần mềm cũng sẽ tiêu tốn một khoảng thời gian kha khá của doanh nghiệp, và một khi đã quen với cách vận hành thì doanh nghiệp sẽ gắn bó với phần mềm đó lâu dài. Nếu lựa chọn phần mềm không phù hợp, xa rời thực tế và không thể phục vụ được cho các nghiệp vụ hằng ngày thì có thể dẫn tới gây mất sức và lãng phí thời gian của doanh nghiệp. Cho nên, phần mềm được chọn phải mang tính khả thi, các tính năng càng gần sát với thực tế càng tốt; và khi xem xét sử dụng một hệ thống nào đó, các doanh nghiệp cần chú ý đến yếu tố này và cân nhắc thật kỹ trước khi ra quyết định.

 

3. Độ chính xác tuyệt đối 100%

 

Khi thực hiện công việc hay ghi nhận bất cứ giao dịch nào, chúng ta đều đòi hỏi tính chính xác. Dĩ nhiên đối với phần mềm cũng thế, bắt buộc các công thức và thuật toán đều phải chính xác đến  100% để nhà quản lý, ban lãnh đạo công ty có thể tin cậy, dựa vào đó để nhận định, đánh giá tình hình và có những chiến lược mới tốt hơn.

Trên thực tế, chỉ cần sử dụng excel cũng có thể cho ra các báo cáo chính xác, tuy nhiên do bất cập mỗi một phòng ban là một file riêng nên rất dễ có sự sai lệch số liệu giữa các phòng với nhau. Việc đối chiếu thông tin và rà soát để phát hiện tiêu cực sẽ trở nên rất phức tạp khi mỗi bên đều có thể tự điều chỉnh theo ý muốn của mình. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp cho các con số trở nên khách quan hơn và mang tính thống nhất hơn!

 

4. An toàn bảo mật

 

Yếu tố bảo mật cũng là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu các doanh nghiệp cần xem xét khi sử dụng phần mềm, để đảm bảo cho doanh nghiệp yên tâm vận hành và phát triển.

Việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây cũng có có nhiều ưu điểm hơn như không phải lo lắng về việc bị các thiết bị khác đánh cắp dữ liệu; cũng sẽ không bị mất dữ liệu khi điện thoại hay máy tính làm việc của bạn có vấn đề. Tất cả các dữ liệu, tập tin đều được tự động sao lưu trên đám mây, điều này giúp công việc của bạn không bị ảnh hưởng.

Bên cạnh đó, nên chú ý lựa chọn những đối tác uy tín, có cam kết bảo mật rõ ràng, đọc kỹ các quy định về bảo mật trong hợp đồng cung cấp dịch vụ. Thường thì những công ty chất lượng họ sẽ có những quy định rất rõ về vấn đề này.

 

5. Chi phí sử dụng hợp lý

 

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm được chia theo 2 hình thức chủ yếu:

- Phần mềm thuê bao: Cước phí linh động tính theo tháng/năm. Hình thức này phù hợp với những công ty có quy mô nhỏ hoặc muốn trải nghiệm thử hệ thống trong vòng 6 tháng – 1 năm. Ưu điểm là không phải bỏ ra một số tiền quá lớn ngay lập tức, hạn chế được rủi ro nếu hệ thống không phù hợp.

- Phần mềm trọn gói: Thanh toán một lần sử dụng mãi mãi. Hình thức này phù hợp với những công ty quy mô lớn, hoặc công ty có điều kiện tài chính tốt, đã xem xét kỹ và mong muốn sử dụng hệ thống phần mềm lâu dài. Ưu điểm của phương án này là giúp tiết kiệm chi phí khi hoạt động về lâu về dài, ổn định phương thức làm việc cho cả công ty.

 

Một phần mềm có thể rất hay nhưng nếu chi phí cho việc sử dụng quá cao thì cũng sẽ ít nhiều gây khó khăn cho doanh nghiệp. Tùy vào tình hình tài chính và ngân sách của mỗi công ty mà ban lãnh đạo sẽ lựa chọn giải pháp nào phù hợp với mình nhất. Tuy nhiên, cũng không nên lựa chọn những phần mềm quá rẻ vì giá cả thường sẽ đi đôi với chất lượng. Những hệ thống quá rẻ thường có số lượng thuê bao đông, họ sẽ không thay đổi hoặc điều chỉnh phần mềm để tương thích với tình hình hoạt động của khách hàng, cũng như chính sách bảo mật kém, rủi ro cao.

 

6. Tính tiện ích và hiện đại

 

Trong thời đại công nghệ phát triển và đổi mới liên tục, thì các phần mềm vận tải dạng cài đặt đã trở nên lỗi thời vì có nhiều bất tiện như chỉ sử dụng được trên máy tính đã cài đặt, tốc độ xử lý chậm gây nặng máy, phải cài đặt lại mỗi khi nâng cấp lên phiên bản mới, thậm chí có nguy cơ bị mất dữ liệu nếu máy có vấn đề…

Trong khi đó, nhu cầu của thị trường ngày càng đa dạng và tiến bộ hơn, khách hàng đòi hỏi sự linh hoạt và tiện lợi trong quá trình sử dụng, tốc độ xử lý nhanh. Vì vậy, phần mềm dạng web chứa dữ liệu trên nền tảng đám mây (cloud) sẽ là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay, bởi vì người dùng có thể đăng nhập làm việc ở mọi nơi mọi lúc, linh hoạt sử dụng trên nhiều loại thiết bị và chia sẻ dữ liệu dễ dàng.

 

Suy cho cùng, phần mềm là để con người sử dụng vì vậy chúng phải thân thiện với người dùng như giao diện dễ nhìn, có thể tùy chỉnh chế độ hiển thị cho phù hợp với màn hình thiết bị và thị lực của mỗi người; phải dễ sử dụng, các thao tác thực hiện cần đơn giản, giảm thiểu tối đa các thao tác thừa nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Một số công ty ngoài phát triển hệ thống phần mềm, còn có các web app bổ trợ để tạo các lối tắt, giúp người dùng có thể đăng nhập nhanh nhất, thao tác đơn giản nhất.

 

7. Uy tín của nhà cung cấp dịch vụ

 

Phần mềm quản lý là công cụ gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp, một khi đã sử dụng phải gắn bó lâu dài. Nhưng theo thời gian, sẽ có những tính năng cần điều chỉnh hoặc bổ sung sao cho phù hợp với hoàn cảnh ở mỗi thời điểm; công nghệ cũng sẽ càng phát triển lên những tầm cao mới và có những ứng dụng mới hay ho mà bạn rất cần cập nhật.

 

 Nếu làm việc với những đối tác uy tín và tâm huyết thì sẽ yên tâm hơn vì họ sẽ có những chiến lược phát triển rõ ràng, nhằm nâng cấp phần mềm lên những phiên bản mới tối ưu hơn. Khi cần nâng cấp hoặc viết thêm tính năng doanh nghiệp chỉ việc đóng thêm một khoản chi phí để thực hiện. Chi phí phát sinh nếu có cũng sẽ được thông báo rõ ràng, hợp lý chứ không mập mờ và gây cảm giác khó chịu cho khách hàng

Hơn nữa, chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp bạn có được trải nghiệm sản phẩm dịch vụ tuyệt vời, được hỗ trợ tư vấn tận tình và dịch vụ hậu mãi chu đáo. Do đó, cần cân nhắc kỹ thật trước khi đặt bút ký hợp đồng với một nhà cung cấp nào đó!

 

Trên đây là một số tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn Phần mềm vận tải. Hy vọng bài viết này có thể giúp cho bạn đọc có thêm nhiều thông tin cơ sở để lựa chọn Phần mềm vận tải phù hợp!

 

Nếu có nhu cầu tìm hiểu về Phần mềm vận tải, quản lý đội xe Container thì xin mời bạn tham khảo thêm giải pháp của LogisViet. Dưới đây là thông tin liên hệ của chúng tôi!

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP SỐ LOGISVIET

ĐC: 81/23 Hoàng Hoa Thám, Phường 06, Quận Bình Thạnh, TP. HCM

Email: logisviet3@gmail.com

Hotline: 0988 167702 – 0988 597945

Nguồn: Hồng Nguyễn